注目されているサービスを利用して趣味を豊かに

収納に困らない

デジタル化で文書保管スペースを有効活用

快適なビジネス環境を構築するための重要なポイントの1つに、スペースの有効活用があります。各スペースの利用状況を精査し、頻度の低い部分をカットし高い部分に振り分けることで、限られたオフィススペースを無駄なく使いこなすことができるようになります。たとえば文書庫なども、参照する頻度の低い文書は外部の貸倉庫などに移すことで有効活用することができます。ただその場合、何かの拍子でその文書を読み直す必要が生じた時、取り寄せるのに手間がかかるという問題が生じます。この問題を解決するのが、スキャンサービスです。スキャンサービスとは紙の文書をデジタルスキャンしてハードディスクや記録メディアに収録することをいいます。まったくスペースを取らず、しかもいつでも簡単に文書を閲覧できるようになるので大変便利です。

すばやく検索、情報共有も容易に

スキャンサービスの特徴は、マイクロフィルムのように単に画像として収録するだけでなく、収録文書がデジタルデータとして扱えるようになる点です。作成日順、重要度の高い順などさまざまな並べ替えが可能になりますし、キーワード検索も簡単にできるようになります。また、コピーやネットワーク上の共有も容易なので、複数の部署や担当者が同時に利用することも可能になります。契約関係の重要書類はもとより、各種回覧文書、伝票などから名刺、OA機器のマニュアルに至るまで、「原本は必要ないが手元に置いておきたい」という性格の文書はスキャンサービスによりデータ化することで、使い勝手が格段に向上します。このスキャンサービス、現在では多くの専門事業者が取り扱っており、価格もA4文書1枚につき10円程度と、コピー並みの料金で利用できます。

代行できる

本や書類のデータ化は個人で行うことができますが、あまりに膨大な数をこなさす必要がある場合があります。このような方でも気軽に利用できるのが、スキャンサービスで業者にスキャンを代行してもらうことが可能です。

印刷の仕方

製本方法でも注目されているのが中綴じ印刷と呼ばれており、この方法でパンフレット作成を依頼する企業が増えています。業者によって利用料金が異なるため、チェックすることが大切になります。

耐久性が強い

インクのノリがよく、破れにくい紙質にはストーンペーパーと呼ばれるものがあります。石が素材の一部に使われているため、木を伐採して紙を作成する必要がなく、環境に良いと話題になっています。

オフィスで使える

持っていると便利なものには、マグネットシートが挙げられます。好きな形に切って利用できるタイプから、一定のサイズがたくさん入っているシートなど種類も豊富で、目的に合わせて使うことができます。

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